Bot de réunion

Comment ça marche

1. Dans « Réunions à venir », cliquez sur « Envoyer le bot » à côté d'une réunion de votre agenda (si vous en avez connecté un), ou collez le lien d'une réunion Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.
2. Le bot rejoint la réunion sous le nom choisi par votre espace (« Notes de Sally (enregistrement) » par défaut). Pour une réunion à venir, il arrive une minute avant le début (réglable).
3. À la fin de la réunion (ou quand vous cliquez « Arrêter le bot »), l'enregistrement est transcrit, les voix sont séparées et le rapport arrive dans Rapports, rattaché à la réunion de votre agenda.
4. Vos automatisations, webhooks et l'envoi vers votre CRM se déclenchent comme pour un fichier importé.

Consentement des participants

• Prévenez les participants avant la réunion : l'enregistrement d'une conversation demande leur accord. « Copier le message d'information » (Réunions à venir) vous donne un texte prêt à envoyer, en français, en anglais ou en arabe, complété par le message de votre espace.
• Le nom affiché du bot indique que la réunion est enregistrée, pour que chacun le voie dans la liste des participants.
• L'organisateur peut refuser le bot en salle d'attente ou le retirer de la réunion à tout moment. Tout membre de votre espace peut aussi l'arrêter depuis l'application (« Arrêter le bot »).
• Pour une réunion de votre agenda, les participants invités reçoivent par défaut un e-mail d'information avant l'arrivée du bot (Réglages > Bot de réunion > « Envoyer le message d'information par e-mail aux invités de l'agenda »).
• Le service du bot actuel ne sait pas encore parler ni écrire dans la discussion de la réunion : quand il le pourra, le bot annoncera l'enregistrement dès son admission (réglage « Le bot annonce l'enregistrement en arrivant », activé par défaut). Chaque information donnée (nom, e-mail, annonce) est consignée dans le journal d'audit.
• L'enregistrement est supprimé chez le service du bot dès qu'il est transféré ; l'audio n'est conservé que le temps de la transcription.

Confidentialité

• Le bot est un composant auto-hébergé (logiciel libre Vexa) exécuté sur notre propre serveur dans l'Union européenne ; aucun prestataire tiers ne reçoit l'enregistrement.
• Il ne rejoint une réunion que si vous l'y envoyez, ou si un administrateur de votre espace a activé l'envoi automatique.
• Il enregistre l'audio de la réunion ; la transcription, la séparation des voix et le rapport sont produits sur nos serveurs, sans service d'IA tiers.
• Informer les participants et recueillir leur consentement relève de votre responsabilité. Détails dans la politique de confidentialité (/privacy).

Envoi automatique

• Un administrateur de l'espace peut activer « Envoyer automatiquement le bot à mes réunions avec un lien » dans Réglages > Bot de réunion.
• Les réunions des agendas que votre espace a connectés (Google Agenda ou calendrier Outlook en lecture seule, ou adresse iCal collée) qui ont un lien Google Meet, Teams ou Zoom reçoivent alors le bot, une seule fois par réunion. Annulez-le depuis « Réunions à venir » si besoin.
• Choisissez les plateformes concernées (Google Meet, Teams, Zoom) et à quel moment le bot rejoint la réunion (à l'heure, ou 1 à 10 minutes avant le début).
• Seuls les administrateurs modifient le nom du bot, l'envoi automatique, la qualité de transcription, le message d'information et qui reçoit le rapport (Rapports uniquement, ou aussi par e-mail à la personne qui a envoyé le bot et aux membres de l'espace invités à la réunion).

Plateformes

• Google Meet : le bot rejoint en invité, l'organisateur doit l'admettre depuis la salle d'attente (« En salle d'attente » dans l'application). Le bot attend jusqu'à 15 minutes.
• Microsoft Teams : collez le lien complet de la réunion ; le code secret éventuel du lien est pris en compte.
• Zoom : collez le lien complet (avec son code). Le bot passe par la version navigateur de Zoom : l'organisateur doit autoriser la participation depuis un navigateur et l'admettre s'il y a une salle d'attente. Rejoindre des réunions organisées hors de votre compte demande une validation de Zoom ; certaines réunions peuvent refuser le bot.

Limites

• Les minutes du bot sont décomptées de votre offre comme un fichier importé ; sans minutes restantes, le bot n'est pas envoyé.
• Une réunion est enregistrée 2 heures au plus ; le bot part aussi s'il reste seul quelques minutes.
• Deux bots au plus en réunion en même temps par espace.