Transcrire une réunion Teams avec ou sans licence Copilot

La transcription Teams intégrée : ce qu'il faut savoir

Teams propose une fonction de transcription intégrée dans de nombreuses éditions professionnelles. Sa disponibilité dépend de votre licence et des stratégies de réunion configurées par l'administrateur de votre organisation. Si le bouton n'apparaît pas, c'est souvent un paramètre désactivé plutôt qu'une absence de fonction.

Les langues prises en charge, le lieu de stockage des transcriptions et leur durée de conservation évoluent. Consultez la documentation officielle de Microsoft pour votre édition avant de vous appuyer sur cette fonction.

Démarrer la transcription dans Teams

Si la fonction est activée dans votre organisation, la démarche générale est la suivante. Les libellés exacts peuvent varier selon la version de Teams.

1. Rejoignez la réunion et prévenez les participants que vous allez lancer la transcription.
2. Ouvrez le menu des options de la réunion (souvent sous Plus ou les trois points).
3. Choisissez l'option d'enregistrement et de transcription, puis démarrez la transcription.
4. Vérifiez la langue parlée configurée pour la réunion, car une mauvaise langue dégrade fortement le résultat.
5. À la fin, retrouvez la transcription dans le récapitulatif de la réunion ou dans l'onglet associé.
6. Si l'option est grisée, contactez votre administrateur Microsoft 365.

Ce qu'apporte une licence Copilot

Copilot dans Teams nécessite une licence Microsoft 365 Copilot payante, en plus de votre abonnement Microsoft 365, selon votre contrat. Il permet notamment de poser des questions sur la réunion et d'obtenir des résumés. Le périmètre exact des fonctions, les langues et les conditions changent régulièrement : référez-vous à la page officielle de Microsoft et à votre administrateur.

Pour beaucoup de petites structures, de freelances ou d'équipes dont seuls quelques membres ont besoin de comptes rendus, une licence supplémentaire pour chaque utilisateur n'est pas toujours justifiée. D'autres approches existent.

Transcription Teams sans licence Copilot : les alternatives

Sans Copilot, vous pouvez utiliser la transcription intégrée si elle est activée, puis rédiger vous-même la synthèse. Vous pouvez aussi passer par un outil tiers, soit en important l'enregistrement de la réunion, soit en utilisant une extension de navigateur qui transcrit Teams dans sa version web.

TheNotesOfSally propose ces deux approches. L'extension pour Chrome et Edge transcrit les réunions Teams ouvertes dans le navigateur, affiche un indicateur REC et peut publier un message d'information dans le chat de la réunion. Le texte apparaît pendant la réunion, puis une version vérifiée par Whisper est disponible quelques secondes plus tard. Vous pouvez aussi importer un fichier MP4 ou audio après coup. Le rapport comprend résumé, décisions, actions avec un responsable proposé et risques, exportable en Word, PDF, Excel ou PowerPoint.

Réunions multilingues et données

Si vos réunions Teams mélangent français, anglais ou arabe, testez l'outil choisi sur un enregistrement réel. Vérifiez aussi où les transcriptions sont stockées : dans votre environnement Microsoft 365 pour la fonction intégrée, ou chez l'éditeur pour un outil tiers. TheNotesOfSally héberge les données en Europe et n'utilise pas le contenu des clients pour entraîner les modèles.

Informer les participants

Teams affiche généralement une notification lorsque l'enregistrement ou la transcription démarre, mais cela ne remplace pas une information claire en début de réunion, surtout avec des participants externes. En Europe, le RGPD encadre ces traitements ; au Maroc, la loi 09-08. Pour un cadre précis, rapprochez-vous de votre délégué à la protection des données ou d'un juriste.