Transcription entretien d'embauche : consentement, modèle et grille d'évaluation

Pourquoi transcrire un entretien d'embauche

La transcription améliore d'abord l'attention : le recruteur n'a plus à écrire chaque réponse et peut poser de meilleures questions de relance. Elle améliore ensuite la comparaison : lorsque plusieurs personnes participent au recrutement, chacune peut se référer aux réponses exactes plutôt qu'à un résumé subjectif.

Elle ne remplace pas le jugement du recruteur. Une grille remplie à partir d'une transcription reste une aide à la décision, qui doit être relue et assumée par des personnes.

Informer le candidat et obtenir son consentement

Un candidat est dans une position de déséquilibre : il peut hésiter à refuser l'enregistrement de peur de pénaliser sa candidature. Il faut donc l'informer clairement, lui laisser un vrai choix et garantir qu'un refus n'aura aucune conséquence. En Europe, le RGPD encadre ce traitement ; au Maroc, la loi 09-08 s'applique sous le contrôle de la CNDP. Faites valider votre procédure par un conseiller juridique ou votre service RH.

1. Indiquez dans l'invitation que l'entretien peut être transcrit, dans quel but et pour combien de temps.
2. Redemandez l'accord oralement au début de l'entretien.
3. Proposez de ne pas enregistrer si le candidat le souhaite, sans justification.
4. Précisez qui aura accès au compte rendu et comment demander sa suppression.

Un modèle d'entretien structuré

Une transcription est plus facile à exploiter si l'entretien suit une structure stable. Posez les mêmes questions principales à tous les candidats d'un même poste : c'est aussi un facteur d'équité.

• Présentation du poste et du déroulé de l'entretien.
• Parcours du candidat et motivations.
• Questions sur les compétences clés du poste, avec des exemples concrets vécus.
• Mise en situation ou étude de cas.
• Questions du candidat et prochaines étapes du processus.

Construire la grille d'évaluation à partir de la transcription entretien d'embauche

Définissez les critères avant les entretiens, pas après. Pour chaque critère, prévoyez une échelle simple, par exemple de 1 à 4, et une colonne pour les éléments factuels tirés de la transcription. Cela oblige à justifier chaque note par une réponse précise du candidat.

Ajoutez trois rubriques de synthèse : points forts, points d'attention et recommandation finale. Évitez les critères vagues comme « bon feeling », et excluez toute appréciation liée à des caractéristiques personnelles sans rapport avec le poste.

Utiliser un modèle dédié dans TheNotesOfSally

TheNotesOfSally propose un modèle « entretien d'embauche » qui produit une grille d'évaluation, les points forts, les points d'attention et une recommandation finale à partir de la transcription. Pour un entretien en visioconférence, l'extension pour Chrome et Edge fonctionne avec Google Meet, Microsoft Teams et Zoom sur le web, affiche un indicateur REC et peut publier un message d'information et de consentement dans le chat de Meet ou de Teams. Le compte rendu s'exporte en PDF avec le nom et le logo de l'entreprise, ou en DOCX.

Le recruteur reste responsable de la grille finale : relisez chaque note, corrigez ce qui a été mal interprété et appuyez la décision sur l'ensemble du processus, pas sur un seul document.

Conserver et partager les comptes rendus avec prudence

Les comptes rendus d'entretien contiennent des données personnelles sensibles. Stockez-les dans un espace à accès restreint, limitez la diffusion aux personnes impliquées dans la décision et fixez une durée de conservation. Supprimez les enregistrements lorsque la décision est prise et qu'ils ne sont plus nécessaires, selon la politique validée avec votre conseiller juridique.