Expert-comptable : le compte rendu de rendez-vous client qui fait gagner du temps
Présentation du bilan, point sur le prévisionnel, lancement d'une nouvelle mission, réunion avec le dirigeant avant une échéance fiscale : les rendez-vous d'un cabinet d'expertise comptable sont denses en chiffres, en décisions et en demandes de pièces. Si rien n'est consigné, le collaborateur relance trois fois pour le même justificatif et le client oublie ce qu'il a validé. Un compte rendu court et structuré règle une bonne partie du problème.
Les rendez-vous qui méritent un compte rendu
Tous les échanges ne demandent pas un document formel. Ceux-ci, en revanche, gagnent à être consignés.
- La présentation des comptes annuels et les choix discutés avec le dirigeant.
- Le rendez-vous de lancement d'une mission : périmètre, calendrier, répartition des tâches.
- Les points sur la trésorerie ou le prévisionnel, où des hypothèses sont arrêtées.
- Les échanges qui précèdent une décision importante : création de société, embauche, investissement.
Une trame simple en quatre blocs
Contexte : date, participants, dossier. Points abordés : ce qui a été présenté et expliqué. Décisions et validations du client. Actions : pièces à fournir, travaux du cabinet, échéances. Cette structure permet au client de retrouver en un coup d'œil ce qu'il doit faire, et au cabinet de préparer ses relances.
Les montants et les hypothèses retenues doivent figurer tels qu'ils ont été validés, sans reformulation approximative.
De l'enregistrement au compte rendu
Avec l'accord du client, enregistrez le rendez-vous, au cabinet sur un téléphone ou en visioconférence via l'extension pour Chrome et Edge. TheNotesOfSally transcrit l'échange, sépare les intervenants et produit un compte rendu avec résumé, décisions, actions avec un responsable proposé et questions ouvertes.
L'export Excel sert de liste de pièces et de tâches à suivre ; l'export PDF, avec le nom et le logo du cabinet, peut être adressé au client après relecture. Si vous utilisez Notion, Google Drive ou un outil de gestion de projet comme Asana ou Trello, le compte rendu peut y être envoyé automatiquement.
Vérifier les chiffres, toujours
La transcription automatique peut mal restituer un chiffre prononcé rapidement. Relisez systématiquement les montants, taux et dates à partir de l'horodatage, et confrontez-les à vos documents de travail. Le compte rendu ne remplace ni la lettre de mission ni les documents que votre profession vous impose de conserver.
Informez le client de l'enregistrement et de sa finalité, et limitez la durée de conservation de l'audio. Vérifiez vos obligations de confidentialité auprès de votre instance professionnelle.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer le compte rendu au client ?
C'est recommandé pour les rendez-vous où des décisions sont prises : le client dispose ainsi d'une trace de ce qu'il a validé et de la liste des pièces attendues.
Peut-on suivre les pièces demandées dans un tableau ?
Oui. L'export Excel du compte rendu reprend les actions, que vous pouvez compléter avec une colonne de suivi.
Combien coûte l'outil pour un petit cabinet ?
TheNotesOfSally propose 60 minutes gratuites par mois, puis Starter à 9 € par mois pour 10 heures et Pro à 29 € par mois.
Publié sous la responsabilité éditoriale d'Idriss Kriouile, fondateur de TheNotesOfSally.