Compte rendu de rendez-vous client : la méthode des cabinets d'avocats
Le premier rendez-vous avec un client pose les bases du dossier : les faits tels qu'il les raconte, ce qu'il attend, les délais qui courent et les pièces dont il dispose. Quelques semaines plus tard, c'est souvent ce rendez-vous que l'avocat ou le collaborateur doit reconstituer pour rédiger une consultation, une mise en demeure ou des conclusions. Un compte rendu clair, rédigé le jour même, évite de s'appuyer sur la mémoire. Voici comment le structurer et comment la transcription peut aider, avec les précautions qu'impose le secret professionnel.
Ce que le compte rendu doit permettre
Le compte rendu de rendez-vous client a trois usages. Il fixe la version des faits donnée par le client à une date précise. Il liste ce que le cabinet doit faire et ce que le client doit fournir. Enfin, il sert de base à la lettre de synthèse ou à la convention d'honoraires que vous lui adresserez.
Il est aussi précieux lorsqu'un collaborateur reprend le dossier : il comprend en quelques minutes l'historique et les attentes du client.
Une structure type
Adaptez cette trame à votre domaine, mais gardez le même ordre d'un dossier à l'autre.
- Identification du dossier, date, participants et mode du rendez-vous (cabinet, visioconférence, téléphone).
- Exposé des faits, chronologique, en distinguant ce qui est établi par des pièces et ce qui est déclaré.
- Objectifs du client et contraintes exprimées : budget, calendrier, relation avec la partie adverse.
- Premières pistes évoquées et points de vigilance, notamment les délais.
- Pièces à transmettre par le client et démarches à réaliser par le cabinet.
- Prochaine étape et date de rappel.
Dicter après le rendez-vous, ou transcrire l'échange
La solution la plus courante consiste à dicter la synthèse immédiatement après le départ du client. Si vous souhaitez enregistrer le rendez-vous lui-même, demandez d'abord l'accord du client et expliquez l'usage de l'enregistrement.
TheNotesOfSally transcrit la dictée ou l'enregistrement, sépare les intervenants et horodate le texte, puis propose une synthèse avec actions, risques et questions ouvertes. Pour un rendez-vous en visioconférence sur Google Meet, Teams ou Zoom dans le navigateur, l'extension pour Chrome et Edge affiche un indicateur REC visible. Le compte rendu s'exporte en Word pour être repris dans vos modèles.
Secret professionnel et choix de l'outil
Tout ce que le client confie à son avocat est couvert par le secret professionnel. Avant d'adopter un outil de transcription, vérifiez les règles de votre barreau et interrogez le fournisseur sur le lieu de traitement, l'hébergement, l'accès aux données et leur suppression.
Chez TheNotesOfSally, la transcription est réalisée sur nos propres serveurs, les données de réunion sont hébergées en Europe et vos contenus ne servent pas à l'entraînement. Il vous revient d'apprécier si ces garanties suffisent au regard de vos obligations déontologiques.
Relire et classer
Relisez chaque fait daté, chaque montant et chaque délai à partir de l'horodatage. Corrigez les noms propres, puis classez la note dans le dossier. Supprimez l'enregistrement audio dès qu'il n'est plus utile.
L'offre gratuite inclut 60 minutes par mois. Starter, à 9 € par mois, couvre 10 heures, ce qui suffit à de nombreux cabinets pour les dictées de synthèse.
Questions fréquentes
Puis-je enregistrer un rendez-vous client ?
Seulement avec l'accord du client, après lui avoir expliqué l'usage de l'enregistrement. Vérifiez aussi les règles de votre barreau. Dicter une synthèse après le rendez-vous est une alternative simple.
Le compte rendu peut-il être envoyé au client ?
Oui, après relecture et mise en forme. Beaucoup de cabinets en tirent une lettre de synthèse qui confirme la compréhension de la demande.
Les rendez-vous en arabe ou en darija sont-ils pris en charge ?
Oui. TheNotesOfSally transcrit le français, l'anglais, l'arabe et la darija, même mélangés, et peut rédiger la synthèse en français.
Publié sous la responsabilité éditoriale d'Idriss Kriouile, fondateur de TheNotesOfSally.